Het is zomaar een greep uit de vragen die met dit hot topic bij bedrijven naar boven komen. Want hoe rijmen beveiligingssystemen als camera’s en toegangscontrole en AVG met elkaar? Projectleider beveiliging Koen Versteijnen vertelt: “Als bedrijf moet je kunnen verantwoorden waarom je bepaalde beveiligingskeuzes maakt. Is een beveiligingscamera echt nodig voor de veiligheid of om het werk van je medewerkers te controleren? En sta je bij de laatste optie nog in je recht met betrekking tot AVG?”
Beveiliging en AVG: zo zit dat
De Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als AVG, is voor velen geen onbekend begrip. Het gaat om de privacy en persoonsgegevens van mensen. In dit geval binnen jouw bedrijf. Mag je die bewaren? Voor hoe lang dan? En met welk doel?
AVG in het kort
‘Zomaar’ iemand zijn e-mailadres opslaan of gegevens bewaren na het inschrijven bij de receptiebalie, dat zit er sinds mei 2018 niet meer in. Toen ging de nieuwe wetgeving omtrent gegevensbescherming voor de hele Europese Unie van kracht. “Wat een nog belangrijkere verandering is geweest”, vertelt Koen, “is dat organisaties meer verantwoordelijkheid kregen.”
Die verantwoordelijkheid wordt weleens verkeerd gebruikt. Bedoeld en onbedoeld. Van even een nieuwsbrief versturen tot het opslaan van beveiligingsbeelden. Wat kan en mag je doen als bedrijf?
Toppunt van privacy
Bovenstaand voorbeeld laat al zien dat de AVG niet alleen draait om het beschermen van persoonsgegevens als naam, achternaam en geboortedatum. “Als je beeldmateriaal van iemand in handen hebt, beschik je over zijn ultieme persoonsgegevens. Je ziet exact waar iemand was, wanneer, wat diegene aan heeft en aan het doen is. Als bedrijf pak je hierin de verantwoordelijkheid door AVG na te leven”, vertelt Koen.
Dit moeten bedrijven doen AVG-technisch
Dat jij je personeel en goederen in een groot distributiecentrum, schoolgebouw of kantoorpand wilt beschermen, is niet meer dan logisch. Wij helpen jou daarbij met onder andere camerabeveiliging en toegangscontrole. “Een bedrijf kan echter niet zomaar beslissen om deze systemen te gebruiken”, legt Koen uit. “Als je een beveiligingssysteem aanschaft, moet dat met een reden zijn. Je moet het kunnen verantwoorden. Als er een andere manier is die een voor een kleinere inbreuk op de privacy zorgt dan cameratoezicht, dan moet je hiervoor kiezen.”
Zo zit dat: “Een bedrijf moet daadwerkelijk kunnen aantonen wat het exacte doel is. Dat moet vervolgens in lijn staan met de AVG. Personeel filmen om te controleren of ze wel hard genoeg werken, valt daar bijvoorbeeld niet onder.”
Voordat er camera’s geplaats mogen worden, moet de werkgever een privacytoets uitvoeren. Hierbij weegt de werkgever de belangen en rechten van de werknemers en bezoekers af tegen zijn eigen belangen. De plannen moeten met de ondernemingsraad besproken worden. Zij moeten uiteindelijk toestemming geven voor cameratoezicht. (Organisaties stellen een beleidsplan op. Hierin staat onder meer het doel, de noodzaak en het gerechtvaardigd belang.)
Hoe gaan wij om met privacy?
Wij hechten veel waarde aan een transparante en betrouwbare dienstverlening. In dat kader vinden wij het belangrijk dat jij weet welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens gebruiken. Op onze website kun je hier mee over lezen.
Privacy policyData Protection Impact Assessment uitvoeren
Ben je als werkgever van plan om grootschalig en/of systematisch cameratoezicht in te zetten om diefstal en fraude tegen te gaan? Dan moet je een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.
Een DPIA wordt gebruikt om inzicht te geven van de privacyrisico’s van een gegevensverwerking. Vervolgens kunnen er maatregelen genomen worden om deze risico’s te verkleinen.
Wist je dat
Hoe lang beelden bewaard mogen worden, verschilt per bedrijf. In winkels en horeca zit hier bijvoorbeeld een maximaal van vier weken aan. Een uitzondering hierop is als er een incident is vastgelegd op de beelden. Deze mogen dan bewaard blijven tot het betreffende incident is afgehandeld.
Voorbeelden van doelen
De inhoud van het beleid is puur maatwerk. Een winkelpand kent een andere noodzaak dan een zorginstelling of ziekenhuis. In een schoolgebouw hangen er bijvoorbeeld camera’s ter bescherming van eigendom. Bedrijven kiezen ervoor om dure iMacs in de gaten te houden die op het bureau staan. Of om te voorkomen dat ze van de volledige voorraad Appleproducten in een distributiecentrum worden beroofd.
Maatwerk per bedrijf
Het leveren van beveiligingssystemen is echt maatwerk. Daarom gaat onze adviseur altijd eerst in gesprek met onze klant. Zo achterhalen we welk systeem het beste bij ze past. En sturen we ze de juiste richting in over wat er in het beleid hoort.
Heb je een vraag?
Neem contact met mij op. Ik help je graag.
Meedenken en acteren op de AVG-regels
“Onze taak is om goed te weten wat het doel is en ervoor te zorgen dat wat wij doen, AVG-conform is”, vervolgt Koen. “Wil een bedrijf camera’s in de kantine ophangen om vandalisme bij de frisdrankautomaten tegen te gaan? Dan richten wij de camera’s niet op de tafels en stoelen waar medewerkers genieten van hun pauze.”
Toegangscontrole en AVG
Bedrijven kiezen niet alleen voor camerabeveiliging, maar ook vaak voor toegangscontrole. Dit systeem geeft jou toezicht over wie het pand of gebouw binnenwandelt en verlaat. Het geeft je daarnaast controle over mensen die voet zetten op jouw ‘bedrijfsgrond’. De twee systemen zijn bovendien met elkaar te combineren. Zodat jouw pand nog slimmer wordt beveiligd. Zo richt een camera zich direct op het poortje waar zojuist ongeautoriseerd personeel doorheen loopt.
Deze installaties werken vaak met een pasjessysteem of vingerafdrukken. Gegevens worden geregistreerd, opgeslagen en later bekeken als dat nodig is. Wil er iemand binnenkomen die niet herkend wordt, dan gaan de alarmbellen direct af. Je slaat met toegangscontrole dus persoonlijke gegevens op. En waar gevoelige informatie wordt opgeslagen, is de AVG er om ervoor te zorgen dat dit netjes gebeurt. In dit geval regel je dat – net als met camerabeveiliging – met een beleid.
Meer dan een beleidsplan
De camera’s zijn opgehangen. De toegangscontrolepoorten zijn actief. Het beleidsplan met de nodige informatie is opgesteld. Jij bent er dus klaar voor. Klaar voor controles van Autoriteit Persoonsgegevens. Voor werknemers die om informatie vragen. Of voor de OR die de garantie wil dat jij goed omgaat met iedereen zijn privacy. Maar ben je dan echt klaar?
Het hebben van persoonsgegevens en die tijdelijk opslaan, vergt transparantie. Waar je normaal om toestemming vraagt om bijvoorbeeld foto’s van collega’s op de website te plaatsen, wordt dat een ingewikkelde kwestie als dag in, dag uit mensen het gebouw in- en uitlopen. Werknemers en bezoekers hebben bepaalde privacyrechten. Zo moet de werkgever ervoor zorgen dat het onder betrokkenen bekend is dat er een camera hangt en wat het doel hiervan is. “Plaats daarom een bordje met camerabewaking bij de ingang van je pand”, vertelt Koen. “Zo laat je iedereen weten dat jullie camerabeveiliging hebben.”
Privacyregels
De AVG zorgt ervoor dat werknemers en bezoekers de volgende privacyrechten hebben:
- Het recht om camerabeelden te zien.
- Het recht om vergeten te worden.
- Het recht op beperking van de verwerking.
- Het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.
Laatste tip van onze beveiligingsspecialist
Koen: “Als bedrijf moet je aan veel denken om te voldoen aan de eisen van de AVG. Vergeet niet om tijdens het proces aan de medewerkers te denken. Zomaar camera’s ophangen of toegangscontrole neerzetten, schrikt af. Zorg daarom dat je eerst draagvlak creëert onder het personeel. Wees transparant over je beweegredenen. Zo voelen jouw medewerkers zich in ieder geval niet bespioneerd in hun eigen werkomgeving.”
Laat je adviseren op maatOver Hoppenbrouwers
Van eenmanszaak in elektrotechnisch werken naar een allround technisch dienstverlener. In ruim honderd jaar groeide Hoppenbrouwers uit tot sterspeler in de techniek.
Voor particulieren
Jij wilt je huis verduurzamen. Maar waar moet je beginnen? Hoppenbrouwers maakt duurzaam en comfortabel wonen mogelijk, voor iedereen.
Bekijk onze productenZakelijke klanten
Wij zijn jouw technisch partner. Met meer dan 100 jaar ervaring hebben wij voor ieder vraagstuk een passende technische oplossing.
Bekijk onze marktenOok interessant
Veilig ondernemen | Hoppenbrouwers Techniek helpt
Werken met smart technology? Let op digitale veiligheid
Brandbeveiliging voor jouw bedrijf: hier letten we op
Veilig ondernemen: houd ook de digitale achterdeur dicht
